Fiche procédure "Don d'équipement"

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(Document réalisé par la Commission internationale de la Conférence des Directeurs généraux de Centres Hospitaliers Universitaires)

Le don d'équipement peut engager la responsabilité de l'établissement et de son représentant.
Le don d'équipement peut être inutile, voire dangereux, pour le destinataire.

Les matériels qui font l'objet de dons sont pour la plupart :

  • vétustes ou faisant l'objet de pannes répétitives,
  • interdits d'utilisation suite à des modifications réglementation et avec une remise en conformité trop chère ou impossible.

Les matériels qui font l'objet de dons sont plus rarement :

  • fonctionnels mais obsolètes du fait de l'arrivée de nouvelles générations,
  • mis de coté suite à une fermeture ou une fusion.

Dans la pratique, des équipements ne répondant pas aux besoins sont envoyés, souvent les pièces détachées n'existent pas, fréquemment les financements des consommables et des pièces détachées n'est pas prévu et/ou n'existent pas. Le don peut procéder uniquement d'une démarche de prestige ou être effectué pour se débarrasser d'un matériel encombrant.


1. Le respect de la procédure préalable au don

Un équipement est sorti du domaine public.

Il peut encore fonctionner.

Le directeur décide qu'il peut être donné, plutôt que réutilisé (dans la négociation d'un autre achat ou pour la formation...) ou jeté. Il peut alors s'appuyer sur des procédures, dont les grands principes peuvent avoir été décidés en Conseil d'Administration.

2. Le destinataire du don

Le don d'équipement doit être resitué dans un cadre global. La première nécessité est de vérifier qu'il est cohérent avec l'offre de soins prévue pour la formation hospitalière à laquelle il est destiné. Le don ou la promesse de don peut être créateur de besoins.

La seconde question à se poser est de savoir à quelle institution, à quel organisme (il faut exclure d'emblée le don à une personne physique) il va être donné.

Le Destinataire devrait être en priorité un établissement partenaire. Le don s'inscrira ainsi dans la politique de l'établissement.

Eventuellement, il pourrait être donné à un service "partenaire" : soit parce que l'hôpital n'a pas de partenaire institutionnel, soit par ce que l'équipement ne peut être donné à l'hôpital partenaire mais il peut être utile à un autre service.

En dernier lieu, il pourrait être donné à une association loi 1901, ou toute autre organisation non gouvernementale (O.N.G.), si toutes les possibilités précédemment citées ont été exclues. Des règles précisent devront être respectées et en premier lieu l'obtention des informations suivantes :

  • Noms et coordonnées de l'association
  • Copie de sa déclaration au journal officiel
  • Composition de son bureau, nombre de ses adhérents
  • Historique, ressources et activités de l'association
  • Projets envisagés dans l'année
  • Références : noms des personnes du CHU ayant collaboré avec l'association

L'obtention de ces informations est nécessaire, mais non suffisante, pour obtenir l'assurance d'une bonne utilisation : les O.N.G. ont-elles toujours les ressources humaines et financières pour procéder à une remise en état des matériels obtenus par le biais de la banque ? Il faut distinguer à ce titre les O.N.G. des entreprises de réinsertion qui ont pour mission la récupération en vue d'une remise en état, pour une remise sur le marché.

Quel que soit le destinataire direct ou indirect du don, la motivation du don doit être clarifiée et une évaluation entreprise.

3. La motivation du don

Déontologiquement, les établissements publics français ne peuvent avoir pour objectif principal de leurs activités dans les pays en développement que d'améliorer la santé de la population, et au mieux de contribuer à l'amélioration de la qualité des soins.

La question qui doit être posée, en dialogue permanent avec le bénéficiaire, quel qu'il soit, est la suivante : le don répond-il à un besoin réel ? Pourquoi est-il donné ?

4. Une évaluation doit être effectuée préalablement au don

Si le don correspond à un besoin réel, d'autres questions sont posées.

Les coûts récurrents y compris les pièces détachées, les consommables

  • La disponibilité des pièces détachées
  • La disponibilité des consommables
  • Les conditions techniques générales
  • Les compétences des agents pour l'utilisation
  • Les compétences des agents pour la maintenance
  • La préparation de l'arrivée du don
  • La conformité aux normes et standards du pays
  • Disponibilité des documents techniques d'exploitation et de maintenance
  • Vérification des accessoires
  • Révision des contrôles électriques et mécaniques
  • Réalisation des tests de sécurité électrique

5. Un suivi

Lorsque le Directeur de l'Etablissement a décidé d'effectuer un don, le travail n'est pas terminé : la vigilance doit continuer dans l'emballage (toutes les pièces, les notices techniques), dans le transport et dans l'anticipation de l'installation (accès au local, eau, électricité...).

Ensuite, lorsque l'équipement est arrivé, le suivi consiste à vérifier si l'équipement est installé ou non (et si non pourquoi), s'il fonctionne et combien de temps ou non (si non pourquoi).

Cette mission peut, et devrait, se prolonger par une aide à la mise en place d'un inventaire : la connaissance du parc des équipements est un élément essentiel pour :

  • la planification des actions de maintenance (préventives ou curatives)
  • la programmation des actions de formation des utilisateurs et des techniciens
  • le suivi des performances des équipements

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